назад

Секретные приемы работы с Word
Антон Орлов

"Ну вот, опять статья про то, как работать с текстовым редактором. Да все уже мы про Word знаем, где какие меню расположены, а где команды спрятаны" - именно так, наверное, подумали вы, глядя на заголовок. Но неужто вы все-все про него знаете? Сейчас мы попробуем убедить вас в обратном, ведь даже в старом добром Word для многих остаются неизведанными весьма и весьма интересные функции...


Переход к последнему изменению

Третий день идет долгая и напряженная работа по написанию многотомного труда. Каждый день, садясь с утра за компьютер или открывая Word после очередной перезагрузки, приходится мучительно долго искать место, где остановился в последний раз. Когда идет уже не собственно создание книги или диссертации, а ее редактирование, поиск может превратиться в весьма сложную задачу, причем настолько, что многие пользователи Word пишут специальные макросы для облегчения этого процесса. Принцип макросов прост: ставят автоматически закладку в место курсора при закрытии документа, а при открытии к ней переходят. Или другая ситуация: работаешь, работаешь и вдруг вместо Ctrl+Del нажимаешь Ctrl+End и летишь в конец документа. Опять долго и упорно разыскивать место, где был последний раз, что ли? Но мало кто знает, что для решения всех этих проблем не надо ни макросов, ни поисков: в Word есть прекрасная команда "Последнее исправление". Где, собственно, она скрыта, будет рассказано ниже, а вызвать ее можно комбинацией клавиш Shift+F5. Она мигом доставит вас в ту точку документа, где было произведено его последнее изменение. И не надо никаких макросов и закладок.

Быстрая навигация

Нажав клавишу PageDown, можно прокрутить документ в окне Word на целый экран. С помощью клавиши F5 вызвают диалоговое окно, чтобы путешествовать по страницам, ссылкам, таблицам, рисункам. Но... все же как это неудобно! Вызывать окно, которое в любом случае часть документа заслоняет, закрывать его потом и снова вызывать... Многовато забот! И мало кто знает, что в Word функции этого окна доступны после нажатия маленькой кнопочки с нарисованным шариком внизу справа под полосой прокрутки (рис. 1).


 Рис. 1. Задайте нужный режим перемещений и двигайтесь по документу одним кликом мыши.

Нажав на эту кнопку, можно из всплывшего окна выбрать единицы расстояния, на которое хочется перемещаться, - такие же, как и в окне "Перейти". Сам переход осуществляется путем кликов на двойные стрелочки, направленные вверх и вниз по обе стороны от кнопки. Куда удобнее стандартного окна... Его, кстати, тоже можно из всплывающего окошка вызвать, если так уж хочется.

Массовое сохранение

Если вы работаете с большим количеством документов, загруженных в Word, постоянно изменяя многие из них, то вполне может возникнуть ситуация, когда вам, скажем, надо срочно отойти от компьютера. Естественно, есть опасения, что в случае сбоя в электропитании или в иной неприятной ситуации может произойти потеря несохраненных данных. Но как сохранить все документы? По одному - но ведь их много, и время уйдет немало. Закрыть Word и сохранять все по очереди? Тоже не быстро. Лучше нажмите Shift и кликните мышью на меню "Файл", вы увидите там новый пункт меню "Закрыть все" (рис. 2), который и следует выбрать в такой ситуации.


 Рис. 2. Держите Shift и выбирайте «Файл», чтобы разом сохранить все открытые документы.

Информация - всегда под рукой

Когда документ сложноформатированный, в нем много по-разному оформленных абзацев, то ориентироваться в их свойствах становится трудно. Если нужно узнать, какие отступы у того или иного фрагмента текста, то приходится лезть в диалог их задания. Но можно еще просто нажать Shift+F1 и, кликнув на каком-нибудь фрагменте текста, получить исчерпывающую информацию о его характеристиках (рис. 3).


 Рис. 3. Shift+F1+клик мыши — и вся информация о тексте как на ладони.


 Рис. 4. Учебник по Word — всегда под рукой. Shift+F1+клик на кнопке.

Если же, нажав Shift+F1, кликнуть на какой-нибудь кнопке или команде из меню, то появится краткая справка о ее назначении (рис. 4). Опытные пользователи Word, конечно, все эти назначения знают, но это сочетание клавиш можно показать неопытному пользователю и таким образом избавиться от массы простых вопросов с его стороны.


 Рис. 5. Кликните по этой линии, удерживая Ctrl, Alt и Shift, и быстрее уходите.

Все секреты - "в одном флаконе"

Наверняка, читая предыдущие строки, хотелось узнать: неужели в Microsoft Word нет хотя бы списка всех этих многочисленных "скрытых команд"? Ну отчего же нет - есть. Только до него надо добираться. В меню "Сервис" выберите "Настройка". Вам откроется окно настроек панелей. Выберите в нем вторую вкладку - "Команды", а в левом столбце - пункт "Все команды" (рис. 6).


 Рис. 6. А вот и список всех команд Word. И известных, и неизвестных.

Справа - все команды Word, выполняемые в этом текстовом редакторе. Часть из них по умолчанию связана с соответствующими пунктами меню и кнопками на панели - вроде команды печати документа или его сохранения. Некоторые вызываются из диалоговых окон, отображающихся при выборе некоторых пунктов меню. Но достаточно большая часть команд Word остается неизвестной широкой публике, а ведь они вам могут весьма пригодиться.

Чтобы выяснить, какая команда что делает, можно поступить несколькими способами. Например, просто перетаскивать имена заинтересовавших команд на какую-нибудь панель, выходить из окна настроек и пробовать, что команда делает. Можно использовать кнопку "Описание" внизу слева окна настроек и читать справку по каждой команде. А если хочется быстро просмотреть краткие пояснения о назначении каждой команды, то откройте окно настройки сочетаний клавиш (кнопка "Клавиатура" внизу справа окна настроек) и, выделяя каждую команду, читайте под списком интересующую вас информацию (рис. 7).


 Рис. 7. Прочитайте здесь краткую справку по каждой команде. Заодно и назначьте комбинацию клавиш понравившимся командам.

Однако для того, чтобы вам не пришлось сканировать весь этот список, если надо найти что-то определенное, я расскажу о некоторых особенно полезных, на мой взгляд, командах. Итак, поехали.

AllCaps - "Все заглавные/все прописные", ChangeCase ("Изменить регистр") - команды, иногда весьма полезные. Если приходится приводить в нормальный вид текст, набранный с широким использованием выделения заглавными буквами (никогда так не делайте: и читается плохо, и редактировать трудно, да и вообще признак плохого тона), то диалог изменения регистра приходится вызывать весьма часто. Не больно-то это и приятно - постоянно водить мышью вверх-вниз. Лучше уж назначить этим командам сочетания клавиш.

AutoScroll - команда, которая может оказаться весьма полезной тем, у кого нет мышки с колесиком для прокрутки текста. Обычно она вызывается автоматически при нажатии на это самое колесико, но для этого нужна такая мышь. Если ее вызвать, то курсор окажется прикрепленным к вертикальной полосе прокрутки, и при его смещении от середины этой полосы вверх или вниз документ будет автоматически прокручиваться в соответствующем направлении (рис. 8).


 Рис. 8. Ну нет мышки с колесиком — и не надо. Команда Word успешно ее заменяет. Справа обведен фрагмент полосы прокрутки, управляющий движением документа.

Чем дальше от середины смещен курсор, тем быстрее "едет" документ. Помимо удобства при поиске нужного фрагмента документа эта команда еще очень помогает при простом чтении текста: сместил курсор от середины чуть-чуть, и Word за тебя даже страницы перелистывает, а ты просто сиди и гляди на экран!

CharScale - команда "растягивания" текста по горизонтали. Она может часто использоваться при изготовлении печатных изданий, когда надо "вписать" текст в страницу или в колонку. Команда имеет свою кнопку, которую можно поместить на любую панель (рис. 9).


 Рис. 9. Ширину букв можно изменить с помощью такой кнопки. Куда удобнее, чем лазить по диалогам. Поместите ее на одну из своих панелей.

Аналогичную функцию выполняет пункт "Масштаб" вкладки "Интервал" диалогового окна "Параметры шрифта". Не правда ли, использовать кнопку удобнее? А между прочим, в Internet даже встречаются макросы, программно выполняющие то, что делает эта команда, уже встроенная в Word. Да, вот уж настоящий секрет!

ControlRun - вызывает диалог, позволяющий открыть буфер обмена или "Панель управления" (рис. 10). Если ярлык программы просмотра буфера запрятан далеко, а лазить по "Пуску" или "Моему компьютеру" неохота, вызовите эту команду.

DecreaseIndent и IncreaseIndent - управляют отступами от текста до левого края страницы. Чем двигать мышью бегунки на верхней линейке, может, удобнее использовать эти команды?


 Рис. 10. Вызовите «Панель управления» прямо из Word. Кому-то так будет удобнее (кому-нибудь точно, будьте уверены).

DottedUnderline - подчеркивание пунктиром. DoubleUnderline - двойное подчеркивание. Согласитесь, иногда требуется именно такое выделение.

GrowFont, GrowFontOnePoint, ShrinkFont, ShrinkFontOnePoint - это функции, которые так нужны некоторым пользователям Word, что для выполнения подобных задач они даже пишут специальные сложные макросы. А ведь писать их не надо: все уже в Word есть! Увеличить размер шрифта выделенного фрагмента на один-два пункта просто, если размер всех букв в этом фрагменте одинаков. А если нет? Если часть, скажем заголовки, - на два пункта уже больше остальных? Простое присвоение шрифту фрагмента определенного значения размера полностью сотрет все различия в размерах, что часто совсем не нужно. Эти же команды предназначены именно для равномерного изменения кегля всех шрифтов, входящих в выделение. Иными словами, размер каждого символа, вне зависимости от первоначального, изменится на одинаковое количество пунктов. GrowFont увеличивает размер, ShrinkFont уменьшает. Быстро и удобно.

Spike - в переводе с английского слово означает "копилка". И это действительно копилка - некий обьект внутри Word, в который можно складывать различные вещи. Ну вещи-то вполне определенные - фрагменты текста. Как в любой нормальной копилке, все новое, попадающее в нее, прибавляется к уже имеющемуся. То есть вы можете собрать со всего документа нужные куски текста без постоянных перемещений и копирования-вставки - просто собирайте в "Копилку" эти фрагменты, а потом, перейдя на нужное место, выполните команду InsertSpike. Это как бы большой буфер обмена.

К примеру, в документе есть двадцать фрагментов какого-либо повествования. Вы хотите собрать их в одно место и вставить в другой документ. С помощью "Копилки" это будет очень легко: двигайтесь по тексту сверху вниз и собирайте фрагменты. В "Копилке" текст будет накапливаться. Потом нажмите "Добавить "Копилку"", и весь собранный текст окажется там, где стоит курсор. Только помните две вещи: во-первых, текст при помещении в "Копилку" удаляется из основного - заранее скопируйте его в буфер обмена, а, во-вторых, при "выкидывании" текста из "Копилки" она очищается - скопируйте в буфер обмена то, что вставится из "Копилки", если хотите ее содержимое использовать еще раз.

ListCommands - команда, с помощью которой заменяется требуемая часть статьи. Она выводит в отдельный документ список всех команд Word, имена которых как раз и помещены в наше окно "Все команды". К сожалению, их описания в этот список не включаются, но зато есть сочетания клавиш, назначенные им (рис. 11). Можно также вывести только те команды, которым назначено хотя бы одно сочетание клавиш.


 Рис. 11. Список команд Word и соответствующих сочетаний клавиш, выведенный в отдельный документ. Распечатайте и повесьте над столом, если забываете какие-либо сочетания.

MicrosoftSystemInfo - выводит "Информацию о системе", ее можно получить, нажав кнопку "О системе" в окне "О программе".

SelectCurColor, SelectCurFont, SelectCurIndent и SelectCurSpacing - выделение по цвету шрифта, собственно шрифту, отступу и выравниванию соответственно. Выделяет текст от позиции курсора до изменения указанного параметра. Скажем, SelectCurColor выделит текст от курсора до первой буквы другого цвета. Если назначить этим командам комбинации клавиш, то можно в какой-то степени упростить процесс выделения текста при редактировании.

SkipNumbering - если вы пишете статью, включающую большой список, то, наверное, вас часто раздражала привычка Word принудительно перенумеровывать все абзацы. А если еще и принудительно удалить какой-нибудь номер, то вся остальная нумерация вообще собьется. Вызовите эту команду, и тогда абзац, в котором стоит курсор, будет просто из списка исключен, а весь остальной список не пострадает.

ToolsCalculate - встроенный в Word калькулятор. Считает только четыре действия, но обычно и этого хватает. Выделите текст и вызовите эту функцию (рис. 12). В буфер обмена будет помещен результат вычисления. Причем Word посчитает результат выражения, даже если цифры и знаки разделены буквами (являются частью предложения).


 Рис. 12. Калькулятор, встроенный в Word. Слов «не понимает», но числа все равно посчитает.

WindowList - нечто вроде "менеджера задач" для Word. Команда вызывает диалог "Переход в окно" (рис. 13), с помощью которого можно перейти к редактированию нужного документа. Этот же диалог вызывается пунктом "Другие окна" меню "Окно", который появляется в нем, когда число открытых документов превышает десять. Несмотря на то, что эта команда в Word вроде бы находится на достаточно заметном месте, "менеджер задач" для Word неоднократно реализовывался программно - с помощью макросов, и до сих пор на просторах Сети попадаются подобные произведения.


 Рис. 13. «Менеджер задач» для Word. И не надо скачивать себе из Internet соответствующий макрос!

Всем командам вы вправе назначить не только кнопки на панели, но и сочетания клавиш. Не забудьте про это, ведь иногда быстрее клавиши нажать, чем мышью до панелей добираться. А остальные пункты из списка "Все команды" вы можете исследовать самостоятельно. Наверняка найдете для себя что-нибудь еще полезное.

Большие перемены

Стандартное окно замены фрагментов текста - что может быть привычнее: один текст на другой, да и все. А между тем кнопка "Больше..." (рис. 14) внизу справа окна замены открывает перед пользователем мощные возможности поиска, серьезно превосходящие стандартные. Удивительно, но многие пользователи Word не знают о них!


 Рис. 14. Откройте для себя новые возможности знакомого окна — нажмите кнопку «Больше...».

Справа внизу в окне, распахнувшемся после нажатия кнопки "Больше...", есть кнопка "Специальные символы" (рис. 15). Они позволяют задать в условиях поиска и замены символы конца абзаца, разрыва страницы или строки, символы табуляции и др. Если вам нужно провести замены с участием именно этих символов, используйте этот список. Можно также заменять какой-либо текст на содержимое буфера обмена, заранее подготовленное и скопированное туда.


 Рис. 15. Список «специальных символов» весьма обширен.

Кнопка "Формат", находящаяся слева от кнопки "Специальные символы", позволит вам заменять не только содержание текста, но и его оформление. К примеру, выделить во всем тексте какое-либо слово жирным шрифтом не составит труда.

Но это еще не все. В расширенном окне поиска и замены есть пункт "Подстановочные знаки" (рис. 16).


 Рис. 16. С помощью «Подстановочных знаков» можно переиначить текст так, как хочется, и всего за пару минут. И даже справку вызвать можно.

Используя подстановочные знаки, можно производить "нечеткий поиск" и замену, скажем, менять местами слова в словосочетаниях (например, вместо "Петр Иванов" везде поставить "Иванов Петр", причем имя и фамилия могут быть в любом падеже), заменить точку в дробных числах на запятую, оставив все остальные запятые и точки в неприкосновенности, и многое чего еще.

Если вам нужно найти или заменить один из символов, который используется для обозначения подстановочных знаков, скажем, "!", то поставьте перед ним обратную косую черту (бэк-слэш): "\!".


 Рис. 17. Справка по «Подстановочным знакам». Огромные возможности поиска перед вами.

Нажав на знак вопроса вверху справа, а затем кликнув на пункте "Подстановочные знаки", вы увидите небольшую справку о назначении этого пункта. Когда нажмете на маленькую стрелочку внизу, вам откроется подробнейшая справка по использованию подстановочных знаков (рис. 17). Разберитесь с ней и поэкспериментируйте, потом не пожалеете!

Выделяй и властвуй

Вам надо провести какую-либо замену не во всем тексте, а лишь в какой-то его части? Выделите эту часть и вызовите функцию замены. А вот как быть, если тот текст, в котором надо провести замену, разбросан по всему документу? Тут бы подошло многократное выделение.


 Рис. 18. «Формат по образцу» избавит вас от необходимости много раз вызывать диалоги настройки, чтобы придать нескольким фрагментам текста одинаковый вид. Просто нажмите кнопку и выделяйте.

В "Проводнике" его можно обеспечить, удерживая клавишу Ctrl при выделении левой кнопкой мыши файлов и папок. Как бы пригодилось подобное и в Word! Но можно использовать несложный прием. Выделите фрагменты, где вы желаете что-либо заменить, каким-либо цветом. А потом укажите в параметрах поиска "Выделение цветом" (рис. 19) и проводите замену. Остальной текст будет не тронут! Ну а затем снять выделение цветом с помощью той же кнопки труда не составит.


 Рис. 19. Одновременно выделить несколько отстоящих друг от друга фрагментов текста, чтобы провести в них замену, нельзя при использовании только обычного выделения курсором мыши. Выделите их цветом и заменяйте на здоровье. Только поставьте специальную опцию в диалоге замены...

* * *

Надеюсь, что эта статья открыла перед вами новые глубины, казалось бы, уже давно известной программы...

Ну а если вы все уже знаете, и статья показалась вам абсолютно бесполезной, т. к. речь шла, по вашему мнению, об очевидных вещах, - то мне остается вас только поздравить! Вы - просто суперпрофессиональный пользователь Microsoft Word. Хоть сейчас идите работать в американскую фирму...



 назад

Пишите нам!
zagruz@submarine.ru
Полное или частичное воспроизведение любых материалов, содержащихся на этом сайте, допускается только с письменного разрешения редакции.
TopList
Copyright © 1999-2000
Фантазия